Sem stjórnandi getur það hvernig þú deilir upplýsingum skilið á milli þess hvort undirmenn takast á hendur vinnuna með markvissum hætti og af tilgangi og eldmóð – eða yppa öxlum og segja, „Og hvað með það?“ Hvort sem þú ert að setja ný markmið, endurskoða væntingar eða miðla upplýsingum um rekstrarbreytingar, er nauðsynlegt að draga upp skýra mynd af því af hverju eitthvað er að gerast. Ef undirmenn þínir skilja samhengi aðstæðna munu þeir ekki einungis vera líklegri til að helga sig nýjum aðgerðum heldur munu þeir einnig vera betur í stakk búnir til að leggja af mörkum eigin innsýn, hugmyndir og endurbætur.
Hvernig þá?
1. Skrifaðu hvað er að gerast, af hverju og hvaða máli þetta mun skipta fyrir teymi þitt í framtíðinni. Skipuleggðu hugsanir þínar með því að gera lista yfir t.d. hvernig ákvörðunin var tekin, hvaða kostir og gallar voru metnir við ákvörðunartöku, helstu afleiðingar fyrir vinnu teymisins og annað samhengi sem þú getur deilt.
2. Útskýrðu af hverju þetta er að gerast þegar þú segir teyminu fyrst fréttirnar — ekki bíða. Ef þú bíður þar til seinna með að útskýra af hverju breytingar eru að eiga sér stað, þá mun teymið þegar hafa mótað viðbrögð við því. Og ef þau viðbrögð eru neikvæð þá getur verið erfitt að breyta viðhorfi fólksins. Dæmi:
Lélegt: „Ég var að koma af fundi með deildarstjórunum. Við ætlum að hætta vinnu við endurhönnun vefsvæðisins okkar og hjálpa teyminu hennar Maríu með greiðslukerfið. Hún mun segja ykkur nánar frá því á fundinum á mánudaginn.“
Betra: „Ég var að koma af fundi með deildarstjórunum og við vorum sammála um að til að ná tekjumarkmiði þessa fjórðungs sé rökrétt að bíða með endurhönnun vefsvæðisins þar til við höfum náð að innleiða nýja greiðslukerfið. Og þar sem að teymi Maríu er fáliðað með Karl í barneignarleyfi, þá ætlum við öll að leggjast á árarnar til að klára verkið fljótt. Síðan munum við snúa okkur aftur að því að útfæra nánar hugmyndirnar um endurhönnun sem við ræddum í síðustu viku. Í millitíðinni hef ég ákveðið fund með Maríu til að ræða það sem hún mun þurfa frá hverju okkar.“
3. Eftir að hafa deilt fréttunum, spurðu þá teymið, „Hvaða spurningar eða áhyggjur hafið þið á þessum tímapunkti?“Allar nýjungar og breytingar munu örugglega vekja spurningar hjá teyminu og, eftir aðstæðum, jafnvel mótstöðu, uppnám eða önnur tilfinningaleg viðbrögð. Að bjóða teyminu að leggja sitt til málanna mun hjálpa því að vinna úr nýju upplýsingunum og átta sig á atriðum sem þér kann ekki að hafa dottið í hug að deila. Í svörum þínum skaltu gera þitt besta til að létta á áhyggjum fólks („Ég get skilið að þú hafir áhyggjur en…“) og taka á hverri spurningu, jafnvel ef þú veist svarið ekki ennþá („Þakka þér fyrir að nefna þetta. Ég mun þurfa tíma til að athuga þetta mál og mun ræða við þig betur um það á morgun.“).
4. Fylgdu málum eftir og haltu samskiptaleiðum opnum.Það getur tekið nokkurn tíma fyrir hópinn að melta nýju upplýsingarnar og/eða byrja að hrinda viðkomandi málum í framkvæmd. Útskýrðu hvernig þú hefur í hyggju að fylgja þessu eftir (t.d. hvort þú munir athuga hvernig gengur með nýja markmiðið á teymisfundum eða hvort þú munir kanna hvernig öllum gengur í persónulegum samtölum). Haltu einnig áfram að leggja áherslu á „af hverju“ í þeim samtölum.
Meira um hvernig skal skýra teymi þínu frá breytingum:
© 2019 Jhana Education, Inc. Öll réttindi áskilin
Íslensk þýðing á grein Jhana ”Each time you share new information with your team emphasize why not just what” 2019.
Jhana stafræna ráðgjafargáttin er hluti af FranklinCovey All Access Pass.
