Eru starfsmenn mínir raunverulega að vinna heima?

Á meðan þú stressar þig yfir því hvort að tiltekinn starfsmaður sé að vinna vinnuna sína heima– Af hverju hefur hann ekki stöðupóst? Af hverju er hann ekki á spjallinu? – kann viðkomandi einstaklingur að vera stressaður yfir því hvort að þú treystir því að hann sé að vinna. Og það er kaldhæðnislegt að þessi efi kann að taka upp verðmætan tíma og andlegt rými hjá ykkur báðum.

Í stað þess að láta áhyggjur þínar trufla þig og skaða mögulega samband þitt við undirmann, eða jafnvel bitna á frammistöðu hans, skaltu grípa til aðgerða.

Hvað gæti verið í gangi?

• Þú ert að verða ósönnuðum ótta að bráð því að þú getur ekki séð starfsmanninn vinna, hefur ekki reynslu af stjórnun fjarvinnustarfsmanna eða hefur slæma reynslu af slíkum starfsmönnum.

• Manneskjan er í reynd að koma heilmiklu í verk en er ekki að gefa þér upplýsingar um stöðu mála upp að því marki sem þú vildir.

• Léleg samskiptaverkfæri (eða léleg notkun á þeim) eru að gera þér erfitt fyrir við að fylgjast með afköstum viðkomandi.

• Mismunandi tímabelti eða menningarleg hindrun veldur erfiðleikum í vinnusambandi ykkar.

• Þú hefur ekki veitt manneskjunni nógu mikla leiðsögn – e.t.v. vegna þess að slíkt er erfitt gegnum spjallforrit eða myndbandsspjall – sem skilar sér í vinnu sem er ókláruð eða veldur vonbrigðum.

• Manneskjan vinnur í reynd ekki nógu mikið eða skilar ekki vinnu af nógu háum gæðum.

 

1. Beindu sjónum þínum að því sem fjarvinnustarfsmaðurinn hefur komið í verk, ekki að því hvort þú sjáir hann vinna vinnuna.

Að vera með starfsmenn í fjarvinnu neyðir stjórnendur til að horfast í augu við hversu mikið þeir hafa látið návist við beina undirmenn hafa áhrif á sýn þeirra á afköst viðkomandi. Að sjá beinan undirmann á staðnum vinna t.d. frameftir eða gegnum hádegismat segir í reynd ekki mikið um afköst hans. Engu að síður gæti það látið þig halda að viðkomandi sé að koma meiru í verk en fjarvinnustarfsmaður – einstaklingur sem þú sérð ekki vinna.

Til að verjast þessum mögulegu fordómum skaltu gera lista yfir það sem fjarvinnustarfsmaðurinn hefur áorkað síðasta mánuð eða ársfjórðung. Ekki reiða þig á minni þitt, sem er gjarnt á að undirstrika og styðja við ótta þinn. Í stað þess skaltu safna staðreyndum með hlutlausum hætti: Skoðaðu aftur gamla tölvupósta, lista yfir markmið sem sett voru á skipulagsfundum og við frammistöðumat, ásamt því að skoða uppfærslur í verkfærum fyrir verkefnastjórnun.

Jafnvel ef þú tekur eftir minnkun í afköstum – fjarvinnustarfsmaðurinn er t.d. að afgreiða færri beiðnir viðskiptavina um stuðning í þessum mánuði samanborið við þann síðasta – íhugaðu þá hvort þetta bendi raunverulega til þess að hann hafi ekki unnið nógu mikið. Gæti verið að afköst viðkomandi síðastliðna tvo mánuði hafi verið svo mikil að ekki var raunhæft að þau héldust þannig, sem myndi þýða að það sem þú sérð núna sé einungis afturhvarf til eðlilegs ástands?

Ef þú finnur í reynd sannanir fyrir slakri frammistöðu þarftu að komast að rótum vandans, hvort sem málið varðar hvatningu eða skort á færni.

 

2. Taktu skref til að byggja upp traust og gagnkvæman skilning milli þín og fjarvinnustarfsmannins.

Ef þú treystir ekki fjarvinnustarfsmanninum er alltof auðvelt að nota fjarlægðina milli ykkar sem afsökun til að kúpla frá viðkomandi. E.t.v. úthlutar þú færri verkefnum til hans, athugar sjaldnar gang mála eða sleppir því að veita brýna endurgjöf eða tækifæri til þróunar.

Þetta magnar einungis upp vandamálið. Í fyrsta lagi gæti veikt samband við þig – helstu tengingu starfsmannsins við fyrirtækið – dregið kjark úr viðkomandi og hamlað frammistöðu. Í öðru lagi, ef afköst starfsmannsins eru í reynd ekki nógu góð þá þarf hann meiri athygli frá þér, ekki minni. Og í þriðja lagi, þegar þú hættir að treysta einhverjum fyrir mikilvægri vinnu þá gefurðu viðkomandi færri tækifæri til að sanna sig en það skapar vítahring þar sem lágar væntingar leiða til slakrar frammistöðu.

Reyndu eftirfarandi til að byggja upp eða endurbyggja traust gagnvart fjarvinnustarfsmanni:

• Kynnstu betur viðkomandi starfsmanni. t.v. gætirðu varið fyrstu fimm mínútum allra 1:1 samtala í að spjalla óformlega eða þú gætir ákveðið að heimsækja loksins starfsmanninn á þessum ársfjórðungi. Endrum og eins skaltu athuga hvernig það að vinna í fjarvinnu er að reynast viðkomandi: „Hvernig tekurðu á skorti á skilum milli heimilis og vinnu? Hefurðu eitthvað sem hjálpar þér að stjórna streitu?“

• Óskaðu eftir endurgjöf frá starfsmanninum um það sem þú gætir gert betur sem stjórnandi.Þegar þú spyrð starfsmanninn einlæglega þá sendir það þau skilaboð að þú metir mikils skoðun hans. Þú ert líklegri til að fá hreinskilið og hjálplegt innlegg í málið frá viðkomandi ef þú óskar eftir endurgjöf sem varðar tiltekið svið, t.d. hvernig þú ert að taka á sumum af þeim algengu áskorunum sem fjarvinnustarfsmenn standa frammi fyrir: „Hvernig gengur mér að deila fréttum af fyrirtækinu? Er eitthvað sem komið hefur upp nýlega sem þú vildir meiri (eða jafnvel minni) upplýsingar eða samhengi í tengslum við?“

 

3. Leitaðu eftir og beittu innsýn frá jafningjastjórnendum sem eru með starfsfólk í fjarvinnu.

Hver vinnustaður er með sína eigin menningu í kringum fjarvinnu. Til að ná betri árangri skaltu leita í þekkingarbankann sem er allt í kringum þig, þ.e. til jafningja þinna. Og það er jafnvel betra ef þú finnur stjórnanda sem er með fjarvinnustarfsmenn í svipuðum hlutverkum og þinn starfsmaður gegnir. Þú ert líklegri til að finna slíkan stjórnanda ef þú þróar stöðugt sterkt innra tengslanet.

Þegar þú hefur mælt þér mót við reynda jafningja geturðu spurt spurninga á borð við eftirfarandi:

• „Hefurðu haft svipaðar áhyggjur af starfsvenjum fjarvinnustarfsmanns? Hvað gerðirðu? Og hvað lærðirðu af þessari reynslu?“

• „Hvernig byggirðu upp og viðheldur trausti gagnvart fjarvinnustarfsmönnum?“

• „Hvaða verkfæri til samskipta- og verkefnastjórnunar ertu að nota? Hvernig eru þau að reynast þér og teyminu?“

Prófaðu það sem virðist viðeigandi fyrir þínar aðstæður. Deildu síðan því hvernig þetta gengur með jafningjum þínum til að fínpússa og styrkja árangursríkar stjórnunarvenjur alls staðar á vinnustaðnum.

 

4. Ræddu við starfsmanninn til að skýra frammistöðuvæntingar og tryggja að þið séuð á sömu blaðsíðu hvað þetta varðar.

Hvað ef starfsmaðurinn telur að vinna hans sé nákvæmlega það sem þú ert að leita eftir – þegar það er ekki raunin? Þetta er algengara en þú heldur.

Vandamálið liggur oft í því hvernig þú hefur sett og fylgt eftir (eða mistekist að setja og fylgja eftir) frammistöðuvæntingum, sem getur verið sérstaklega snúið í tengslum við starfsfólk í fjarvinnu. T.d. getur undirmaður á staðnum oft snúið sér við, bent á drög að skýrslu um viðskiptavin og spurt þig „Hvernig líst þér á þetta?“ til að tryggja að hann sé á réttri braut. En það er mun erfiðara fyrir starfskraft í fjarvinnu að eiga slík óundirbúin samtöl sem virðast ekki breyta miklu þegar þau eru að gerast en geta gert mikið til að samstilla væntingar milli stjórnanda og undirmanns.

Til viðbótar við að fara vandlega yfir leiðbeiningar með fjarvinnustarfsmanninum geturðu reynt eftirfarandi:

• Notaðu myndræn verkfæri.Reyndu glærur, myndir, líkön og töflur – allt til að hjálpa undirmönnum þínum að sjá með eigin augum hvað þú meinar þegar þú veitir leiðbeiningar. Þú gætir jafnvel íhugað að senda eitthvað í pósti til fjarvinnustarfsmannsins sem hann getur séð, haldið á og skoðað.

• Spyrðu spurninga til að fá fram þátttöku og skilning. Þetta er sérstaklega mikilvægt í samtölum gegnum spjallforrit eða í símasamtölum. Prófaðu að spyrja spurninga á borð við eftirfarandi: „Finnst þér þessi nálgun vera raunhæf fyrir þig m.t.t. þess sem ég er að óska eftir og annarra skuldbindinga þinna?“ eða „Hvað heldurðu að verði erfiðast í þessu verkefni?“

• Fylgdu málum eftir. Þar sem að starfsfólk í fjarvinnu getur ekki bankað á öxlina á þér ef það vill rifja eitthvað upp skaltu vera viss um að senda skriflega samantekt á því sem þið rædduð, bæði þannig að fjarvinnustarfsmaðurinn hafi tækifæri til að leiðrétta misskilning og þannig að þið hafið skriflegar upplýsingar sem þið getið vísað til í framtíðinni til að athuga framvindu.

 

5. Ræddu við starfsmanninn til að skýra væntingar um samskipti og tryggja að þið séuð á sömu blaðsíðu hvað þetta varðar — bæði fyrir 1:1 samtöl og uppfærslur upplýsinga frá teymi.

Enginn stjórnandi vill leika hlutverk skilorðsfulltrúa og staðfesta að fjarvinnustarfsmaður sé að vinna undir því yfirskyni að um stutta stöðuathugun sé að ræða – þetta er á skammlistanum yfir leiðir til að brjóta niður traust. En íhugaðu hversu miklu það getur breytt að setja væntingar um samskipti fyrirfram: Ef þú hefur samþykkt fyrirfram að deila uppfærslum með vissu millibili þá getur eitthvað sem annars myndi virka eins og þaulstjórnun orðið hefðbundið, þ.e. eðlilegur hluti af ykkar vinnusambandi og allri menningu teymisins.

Til að setja og viðhalda væntingum í kringum hvernig og hversu oft fjarvinnustarfsmaðurinn sendir stöðuskýrslur, skaltu íhuga eftirfarandi:

• Tíðni 1:1 uppfærslna og hversu miklum smáatriðum er deilt. Að teknu tilliti til þinna aðstæðna kanntu að óska eftir stöðuuppfærslu á hverjum morgni, vikulega eða hvenær sem að fjarvinnustarfsmaðurinn nær áfanga í vinnu sinni. Þetta getur verið stuttur tölvupóstur, símtal þar sem farið er yfir helstu atriði eða ítarleg skýrsla. Í byrjun skaltu frekar gera þau mistök að eiga of mikil samskipti heldur en of lítil þannig að þér finnist þú vera að fá þær upplýsingar sem þú þarft. Þú getur alltaf dregið úr þessu með því að sleppa tiltekinni stöðuathugun þegar þú og starfsmaðurinn vinnið í takt.

• Samskiptareglur fyrir allt teymið. Ef allir aðrir í teyminu eru að fylgja kerfi þar sem deilt er markmiðum og uppfærslum, ætti fjarvinnustarfsmaðurinn líka að gera það. Ekki vanmeta áhrif félagslegs þrýstings – minntu fjarvinnustarfsmanninn á það sem allt teymið hefur samþykkt að gera. Ætti starfsmaðurinn að senda samantekt í tölvupósti til allra eftir að söluákvarðanir hafa verið teknar? Deila upplýsingum á spjallrás þegar viðkomandi uppgötvar mögulegar krossgötur í verkefni? Veita strax uppfærðar upplýsingar með verkfæri teymisins fyrir verkefnastjórnun? Ef teymi þitt fylgir ekki ákveðnum starfsvenjum á borð við þessar, íhugaðu þá að hittast sem hópur og ráðast í hugmyndavinnu til að ákveða slíkar venjur.

• Það sem virkar best fyrir fjarvinnustarfsmanninn.Ef að starfsmanninum finnast meiri samskipti vera ónauðsynleg eða þér finnst að þínar beiðnir virki á hann eins og þú treystir honum ekki, skaltu deila því hvernig meiri og betri samskipti muni hjálpa ykkur báðum: „Ef við höfum öll meiri innsýn í vinnu hvors annars munum við koma auga á og taka á málum skjótar.“ Vertu einnig viss um að staðfesta (og laga) allar hindranir sem fjarvinnustarfsmaðurinn kann að hafa staðið frammi fyrir: E.t.v. hefur teymið fundað án þess að hafa samband við starfsmanninn með fjarfundakerfi, e.t.v. hefur þú ekki gefið tímamun gaum og sent viðkomandi fyrirspurn gegnum spjallforrit þegar hann er í hádegismat, eða enginn hefur þjálfað starfsmanninn í að nota verkefnastjórnunartækið sem allir nota.

 

6. Gerðu stöðuathuganir gagnvirkari — t.d. gæti starfsmaðurinn deilt með fjarbúnaði upplýsingum á eigin tölvuskjá (screen-share) og sýnt þannig hvað hann er að aðhafast.

E.t.v. þarftu að sjá vinnu fjarvinnustarfsmanns, ekki einungis heyra af henni, til að þú þurfir ekki að geta þér til um hverju viðkomandi er að koma í verk. Og þegar þið skoðið saman vinnuna skapast tækifæri fyrir skoðanaskipti sem geta nýst við endurgjöf, þjálfun og þróun. Að deila tölvuskjá með fjartækni getur einnig leyst vandamál sem snúa að menningarlegum hindrunum eða tungumálahindrunum. Það er minna sem þarf að túlka ef þið horfið bæði á sama hlutinn, samanborið við að draga ályktanir um framgang út frá raddtón og skilningi þínum eða starfsmannsins á öðru tungumáli.

Ef þú þarft tíma til að fara yfir vinnuna áður en stöðuathugunin á sér stað vertu þá viss um að gefa starfsmanninum nægan fyrirvara.