8 leiðir til að stjórna betur á tímum óvissu

Sem stjórnandi átt þú að vera með yfirumsjón, en með hverju? Síbreytilegar stefnur vinnustaðar, markaðir sem sveiflast, óskýr forgangsatriði yfirmanns þíns eða jafnvel beinn undirmaður sem kann eða kann ekki að vera ánægður með hlutverk sitt til langs tíma; óskýrleiki er alls staðar fyrir hendi.

Hér er erfiði sannleikurinn fyrir stjórnendur: Þú mun aldrei fá fram fullkominn skýrleika og stjórn varðandi vinnu þína. En þú getur lært að stjórna kvíðanum, pirringnum og fátinu sem koma jafnan upp í óvissum aðstæðum og öðlast meiri trú á getu þinni til að aðhafast þrátt fyrir að hafa takmarkaðar upplýsingar. Eftirfarandi aðferðir geta hér hjálpað til.

1. Settu þig í fyrsta sæti.

Þegar þig skortir svefn, hefur fengið þér of mikið koffín eða hreyft þig of lítið, ertu mun ólíklegri til að geta einbeitt þér, stjórnað tilfinningum þínum og tekið góðar ákvarðanir en allt þetta er bráðnauðsynlegt til að geta komist í gegnum óvissar aðstæður. Þrátt fyrir þetta fórna stjórnendur alltof oft eigin velferð í hetjulegri viðleitni til að fækka atriðum á tékklistanum: þeir sleppa morgunæfingu til að svara símtali frá viðskiptavini, borða eitthvað óhollt seint um daginn á fundi eða klára að svara tölvupóstum rétt áður en farið er að sofa.

Eins og sagt er þá þarf maður fyrst að setja á sjálfa(n) sig súrefnisgrímuna áður en maður hjálpar öðrum. Farðu því yfir þínar persónulegu venjur varðandi heilbrigði – sérstaklega í tengslum við næringu, hreyfingu og svefn – og gerðu áætlun um að taka framförum. Tímasettu aðgerðir til eflingar eigin heilsu (t.d. að fara í líkamsræktarstöð, fara út að ganga um eftirmiðdaginn, borða hádegisverð á stað sem býður upp á holla rétti) í kringum skyldur þínar í vinnunni. Og þegar það á við geturðu fengið félaga til að taka þátt í sumum hlutum áætlunarinnar; rannsóknir benda til þess að fólki gengur betur að hefja og viðhalda nýrri hegðun þegar það er gert með annarri manneskju sem heldur því við efnið.

2. Taktu eftir og véfengdu neikvæðar hugsanir um óvissu um leið og þær koma upp í hugann.

 „Við munum aldrei lifa af sameininguna — allt besta fólkið mitt mun fara.“
„Við verðum að bæta rekstrartölurnar okkar — og höfum ekki hugmynd um hvernig fara á að því!“
„Hvað ef nýja stefnan okkar eykur í reynd ekki tekjur?“
„Hvað ef efnahagslega niðursveiflan gerir út af við okkur?“

Þeim mun minni upplýsingum sem hugur þinn hefur yfir að ráða, þeim mun líklegri er hann til að fylla í eyðurnar með hvað ef þetta eða hitt og verstu mögulegu aðstæðum. Og að láta mögulegar ófarir heltaka sig fer af stað eins og snjóbolti og getur skapað neikvæða þróun sem gerir þig kvíðinn/kvíðna og ófæra(n) um aðgerðir.

Í stað þess að segja þér að „stoppa bara“ – sem á það til að láta manneskju hugsa meira um eitthvað, fremur en minna – ætti fyrsta skrefið að vera að taka einungis eftir svona hugsunum. Byrjaðu á að gera lista yfir allt sem hvílir á huga þínum. Síðan, í stað þess að gefa huganum lausan tauminn, skaltu næst þegar áhyggjurnar koma upp reyna að sjá þær í augnablikinu og véfengja síðan hugsanir þínar með því að spyrja „Væri þetta nokkuð heimsendir?“ Mun sameiningin raunverulega gera út af við ykkur? Muntu raunverulega aldrei finna leið til að bæta rekstrartölurnar ykkar?

Með tímanum ætti slík viðurkenning á neikvæðni af völdum óvissu að hjálpa þér að róa hug þinn þannig að þú getir haldið ótrauð(ur) áfram.

3. Reyndu að auka skýrleika með því að leita eftir meiri upplýsingum, rissa upp mynd eða greina aðstæður þínar með öðrum hætti.

Þó að þú hafir ekki allar upplýsingar sem þú vildir hafa, hefurðu þó einhverjar. Gerðu lista yfir það sem þú þó veist og bættu síðan við því sem þú veist ekki en finnst vera mikilvægt. Það eru margar leiðir sem þú getur notað til að leita eftir því sem vantar. Að teknu tilliti til aðstæðna þinna gætirðu gert eftirfarandi:

• Spyrðu aðra sem eru líklegir til að hafa innsýn í málin.Ef þú ert t.d. óviss um hvernig eigi að forgangsraða verkefnum eða þú skilur ekki hugsunina á bakvið nýlega stefnubreytingu á vinnustaðnum, geturðu byrjað á að leita eftir upplýsingum frá yfirmanni þínum. Þarftu að varpa betra ljósi á viðskiptavini þína? Jafningjastjórnandi í markaðsdeildinni kann að geta aðstoðað þig. Í sumum tilvikum mun svarið vera „Ég veit það ekki“ (það er nú einu sinni þannig að þú ert ekki eina manneskjan sem stendur frammi fyrir óvissu). En jafnvel að vita að eitthvað er óþekkt getur veitt manni meiri skýrleika.

• Rissaðu upp aðstæður þínar.Að teikna getur stundum hjálpað þér að átta þig betur á áskorun en með því að færa hana í orð. Segjum sem dæmi að teymi þitt sé að undirbúa ferli í fyrsta sinn. Að kortleggja lokamarkmiðið, áfangana og hina ýmsu hagsmunaaðila og áhættur kann að hjálpa þér að sjá hvernig þetta passar allt saman.

• Notaðu tækni til vandamálalausnar, t.d. 5 Whys til að komast að rótum vandamálsins.t.v. veistu að þú stendur frammi fyrir vandamáli en skortir skýrleika til að leysa það. Til að grafa upp mögulegar orsakir sem gætu leitt þig í rétta átt, prófaðu þá að ráðast í hugmyndavinnu til að útbúa einfaldan lista um „hvað gæti verið í gangi“.

4. Ekki verða greiningarlömun (analysis paralysis) að bráð.

Sem stjórnandi veltur mikið á ákvörðunum þínum: fjárhagsleg velgengni vinnustaðarins, þín eigin tækifæri til eflingar starfsframa, virðing jafningja þinna, virkjun beinna undirmanna, frammistaða og starfsánægja. Það er engin furða að sumir stjórnendur eru sífellt í leit að upplýsingum í nafni þess að læra „nógu mikið“ til að taka réttu ákvörðunina.

Til að koma í veg fyrir að óvissa sendi þig í endalausa leit að meiri upplýsingum gætirðu reynt að takmarka þær upplýsingar sem þú safnar. T.d. gætirðu leyft þér að læra allt sem þú getur á tveimur vikum eða innan þess tímaramma sem hentar þínum aðstæðum; skuldbittu þig síðan til að halda áfram.

Sumar ákvarðana þinna munu enda með að reynast rangar – þetta er óhjákvæmilegt. Í stað þess að leita eftir fullkominni leið áfram skaltu einbeita þér að því að gera þitt besta og vera opin(n) fyrir endurgjöf og lærdómi.

5. Tjáðu óskýrleika hreinskilnislega við teymi þitt. Og gefðu liðsmönnum eins miklar upplýsingar og mögulegt er til að hjálpa þeim að sinna starfi sínu vel.

Það getur verið erfitt að viðurkenna að þú vitir ekki eitthvað, sérstaklega þegar þú átt að vera við stjórnvölinn. En eins óþægilegt og letjandi þér kann að finnast það vera „að vita ekki“, getur beinum undirmönnum þínum fundist það enn verra þar sem þeir sjá ekki stóru myndina á vinnustaðnum jafn skýrt og þú.

Frábærir stjórnendur verjast þeirri tilhneigingu að segja ekki neitt (eða það sem verra er, finna upp svör þegar einhver ber upp erfiða spurningu) og skýra í staðinn teymi sínu frá því hvernig þeir sjá rekstrarumhverfið – þ.m.t. ekki einungis það sem þeir vita, heldur einnig það sem þeir vita ekki, og hvernig þetta tengist vinnu teymisins. Tökum dæmi:

 „Við ætlum að hleypa nýrri vöru af stokkunum á þessu ári; þetta er hluti af stefnu okkar um vöxt fyrirtækisins. Við vitum ekki hvað þetta verður þannig að við þurfum að skipuleggja hugmyndaferli. Og flutningsteymið mun þurfa að finna út úr dreifingu. Þau munu ekki funda um þetta fyrr en í næsta mánuði þannig að ég ætti að geta sagt ykkur meira á þeim tímapunkti.“

Samskipti um möguleg mistök eru einnig mikilvæg fyrir beina undirmenn þína en þau geta veitt þeim frelsi til að sýna meiri afköst og sköpunargleði í starfi sínu. Þú gætir bætt við eftirfarandi:

 „Það er mögulegt að þessi vara muni ekki falla í kramið hjá notendum – það er ávallt möguleiki. Þetta er í lagi. Ef hún gerir það ekki þá vitum við a.m.k. mun meira um notendur en við gerðum áður og getum beitt því sem við lærum við þróun næstu vöru.“

Síðan skaltu reglulega spyrja sjálfa(n) þig: Hvaða upplýsingum get ég deilt til að gera starfsfólki mínu kleift að taka betri ákvarðanir? Deildu upplýsingum rausnarlega og oft – jafnvel ef það er til að skýra frá því að þú vitir enn ekki eitthvað – og þú munt sjá að undirmenn þínir verða líklegri til að deila upplýsingum með þér og veita þér þannig mögulega upplýsingar sem gefa þér enn skýrari sýn á málin.

6. Byrjaðu að grípa til aðgerða með því að taka lítil skref – og lagaðu þig að aðstæðum þegar meiri upplýsingar koma í ljós.

Ef þú veist ekki nógu mikið til að taka stórt skref þá er það ekkert mál. Byrjaðu í staðinn á að taka lítið skref. Þetta gagnast þér með tvennum hætti, þ.e. teymið fær skýrari sýn – þú hefur tekið ákvörðun fremur en að hika og hjakka í sama farinu – og hópurinn hefur haldið af stað í ákveðnu stefnu sem hægt er að leggja mat á.

Leitaðu eftir þátttöku beinna undirmanna við að ákvarða skammtímamarkmið, skilgreina hvernig þið munuð mæla árangur, og við að fela starfsfólki hlutverk í framhaldinu. Það er öruggt að undirmenn þínir munu hafa góðar hugmyndir og það að veita þeim þátttöku í ferlinu mun hjálpa þeim að finnast þeir hafa eitthvað um örlög sín að segja og tryggja að allir hafi sama skilning á rekstrarumhverfinu sem er framundan. Útskýrðu einnig að lipurð er lykilatriði og að þeir þurfi að geta breytt nálgun sinni eftir því sem verkinu vindur fram.

Fáðu síðan næga endurgjöf frá undirmönnum þínum (og veittu einnig næga endurgjöf til þeirra),  jafningjum og yfirmanni þínum um hvernig gengur. Vertu vakandi fyrir merkjum um að áætlun þín muni ekki virka eins og vænst var og merkjum um að þú ættir að leiðrétta stefnuna.

7. Gefðu þér tíma til að fagna áföngum sem þú og teymið náið.

Þegar unnið er að verkefni er auðvelt að gleyma að líta upp og taka eftir því hverju þú og teymið hafið áorkað. En mundu að þú ert að stjórna fólki, ekki einungis verkefnum. Að fagna áföngum hjálpar öllum að viðhalda hvatningu, sérstaklega þegar sum atriði eru (og kunna að vera áfram) óljós.

Hafðu fagnaðinn í samræmi við stærð afreksins og hvernig beinir undirmenn þínir vilja að vinna sín sé viðurkennd. Hefur stóru markmiði verið náð sem fagna ætti með gleðskap? Eða er þetta frekar afrek þar sem manneskju er gefið hrós fyrir góð lok á vinnuvikunni? Mun öllu teyminu vera fagnað eða bara viðkomandi liðsmanni? Hefur manneskjan ánægju af að fá opinbert lof eða vildi hún frekar eitthvað minna áberandi.

8. Íhugaðu hvað þú hefur lært af verðmætri reynslu og fínpússaðu nálgun þína.

Þannig að hvað hefur virkað og hvað ekki? Ef þú gefur þér ekki tíma til að meta hversu vel þér og teyminu gekk við að taka ákvarðanir frammi fyrir óvissu, muntu verða sömu venjum að bráð í næsta skipti. Stjórnendur sem einbeita sér að framþróun gera íhugun að hluta af sinni rútínu. Og þeir ræða reglulega við beina undirmenn sína til að fá fram þeirra sjónarmið; hér kann að vera um að ræða almenna endurgjöf eða greiningu á árangri verkefnis eða ferlis.

Þú getur einnig lært mikið af jafningjum sem hafa staðið frammi fyrir svipuðum áskorunum. E.t.v. fundu þeir aðferðir sem hjálpuðu þeim að farnast betur en þér sem þú getur þá nýtt þér í næsta skipti. Eða e.t.v. áttu þeir í jafn miklum eða meiri erfiðleikum en þú sem sýnir þér að allir hefðu lent í vandræðum undir sömu kringumstæðum.