8 leiðir til að stjórna með betri hætti liðsmönnum í fjarvinnu

Það er auðvitað sanngjarnt að þú stjórnir fjarvinnustarfsmönnum með sama hætti og þeim sem vinna á staðnum, ekki satt? Við nánari umhugsun er það reyndar ósanngjarnt.

Aðstæður fjarvinnustarfsmanna eru af öðru tagi – og þú munt þurfa á annars konar nálgun að halda til að hjálpa þeim að blómstra. Í flestum tilvikum þarftu að leggja sérstaklega hart að þér varðandi grunnatriði stjórnunar (t.d. að vera jafnvel enn virkari við að veita endurgjöf), til viðbótar við að gera sérstakar ráðstafanir vegna fjarvinnu. Þú gerir þetta með eftirfarandi hætti:

1. Eigðu regluleg samtöl við fjarvinnustarfsmenn í tengslum við hvenær þeir ættu – og ættu ekki – að aðhafast án þín.

Liðsmenn sem starfa í fjarvinnu þurfa oft að bíða lengur en aðrir þegar þeir þurfa upplýsingar frá þér. Þeir geta ekki náð í þig á milli funda eða komið við hjá skrifborðinu þínu til að fá skjótt samþykki. Og ef þið eruð í mismunandi tímabeltum getur hálfur vinnudagur (eða meira) gufað upp áður en þú hefur einu sinni fengið tækifæri til að tjá þig um hlutina. Ef þú gerir kröfu um að fjarvinnustarfsmenn bíði eftir þínu innleggi í öllum málum gætirðu haft slæm áhrif á afköst þeirra. Ef þú hins vegar segir þeim að „taka bara af skarið“ gætu þeir í ógáti farið í ranga átt.

Til að koma í veg fyrir þessi mögulegu vandræði skaltu fara í gegnum mögulegar aðstæður sem gætu orðið á vegi fjarvinnustarfsmanna þinna – t.d. að bregðast við beiðni viðskiptavinar þar sem gera þarf undantekningu á stefnu vinnustaðarins eða þegar hugbúnaðarvilla krefst skjótrar úrlausnar og ekki er tími fyrir þig að fara yfir málin. Ræddu hæfni og sjálfstraust hvers fjarvinnustarfsmanns þegar kemur að því að taka á slíkum aðstæðum. Talaðu hreint út um það stig þátttöku sem þú kýst (t.d. „Birtu endilega bloggfærslur þó ég hafi ekki veitt endurgjöf fyrir skilafrestinn“). Og þið skuluð komast að samkomulagi um hversu mikið sjálfstæði þið teljið skynsamlegt að starfsmaðurinn hafi.

2. Vertu virk(ur) í að taka frá tíma til að fjarvinnustarfsmenn geti auðveldar náð í þig.

Flestir stjórnendur eru svo uppteknir að þeir eiga í nógu miklum erfiðleikum með að taka eftir því hvort eitthvað sé að hjá liðsmanni sem situr nokkra metra í burtu – Jón er hljóðari en venjulega, Díana kvartar mikið við starfsfélaga sína – hvað þá hjá liðsmanni í fjarvinnu sem er mun minna sýnilegur. Því miður eru líkurnar meiri á að þú sjáir hvorki né heyrir af áskorunum fjarvinnustarfsmanns fyrr en þær eru orðnar að raunverulegum vandamálum.

Lausnin? Ekki einungis segja við fólk í fjarvinnu, „Ég er hérna ef þú þarft á mér að halda“. Taktu frá tíma til að vera raunverulega til staðar fyrir það — sem kann jafnvel að þýða að þú verðir til staðar á tíma sem hentar þér illa ef fólkið er í öðru tímabelti — og útskýrðu af hverju þú ert að gera þetta. T.d gætirðu gert eftirfarandi:

• Gefðu þér lengri tíma í 1:1 samtöl við fjarvinnustarfsmenn. Bættu við 15 mínútum eða meiru til að bæta upp fyrir óundirbúin samtöl um fréttir af fyrirtækinu og samtöl sem eiga sér ósjálfrátt stað þegar fólk deilir sama rými.

• Dreifðu 1:1 samtölum við fjarvinnustarfsmenn á nokkra daga.d. geturðu haft tvo 30 mínútna fundi í viku fremur en einn 60 mínútna fund, þannig að það sé minni tími á milli funda og viðbótartækifæri til að ræða mál sem kunna að koma upp.

• Vertu stundum eingöngu aðgengileg(ur) á netinu.Að gera þetta tryggir að starfsfólk á staðnum fær ekki forgang bara vegna þess að það getur gengið upp að skrifborðinu þínu. Þú gætir byrjað þetta með spjalli: „Þið getið náð í mig fyrir myndbandsspjall næstu 30 mínúturnar. Er eitthvað sem þið viljið ræða við mig sem getur ekki beðið fram að næsta fundi?“ Ef enginn svarar geturðu alltaf snúið þér að annarri vinnu.

3. Úthlutaðu sérstaklega smá 1:1 tíma fyrir óformlegt spjall við starfsfólk í fjarvinnu.

Er það að rabba ekki sóun á verðmætum tíma? Einungis ef það fer út í öfgar. Ef þú hins vegar sleppir því með öllu þá missirðu af frábæru tækifæri til að fá fram gagnkvæman skilning og traust milli þín og fjarvinnustarfsmanna, auk þess sem þú sýnir að þú lítur ekki á þá sem vinnuvélar. Þessu til viðbótar getur létt spjall veitt betri innsýn í tilfinningalegt ástand fjarvinnustarfsmanna – t.d. hvort þeim finnist þeir einangraðir eða útbrunnir.

Verðu u.þ.b. fyrstu 5 mínútunum af 1:1 samtölum við hvern fjarvinnustarfsmann í að komast að einhverju nýju um viðkomandi. Með tímanum muntu finna umræðuefni sem alltaf er hægt að spyrja út í – áhugamál starfsmannsins, maka, fréttir, íþróttalið o.fl. Vertu einnig viss um að deila einhverju um sjálfa(n) þig. Þú vilt ekki að starfsmanninum líði eins og verið sé að yfirheyra hann.

4. Farðu tvisvar yfir ákvarðanir þínar um úthlutun verkefna: Úthlutarðu nógu mikilvægum verkefnum til fjarvinnustarfsmanna?

Rannsóknir benda til þess að stjórnendur hafi tilhneigingu til að úthluta til fjarvinnustarfsmanna minni og ómikilvægari verkefnum, oft ómeðvitað – burtséð frá afköstum og hversu vel viðkomandi passar í verkið. Þar sem að liðsmenn á staðnum eru nær stjórnandanum virðast þeir e.t.v. augljósari eða hentugri kostur fyrir mikilvæga vinnu. Ef að þú lætur undan þessari tilhneigingu, í hverju verkefninu á fætur öðru, muntu ekki einungis draga úr framamöguleikum fjarvinnustarfsmanna heldur einnig úr frammistöðu teymisins, sérstaklega ef fjarvinnustarfsmaður er hæfari til að vinna að verkefninu.

Gerðu það að vana að bera  saman mikilvægi, flækjustig og umfang verkefna sem þú ætlar að úthluta til hvers liðsmanns. Ef þú réttlætir það að úthluta stærri verkefnum til liðsmanna á staðnum á grundvelli þess sem hefur virkað í fortíðinni, eða ef þér finnst þú hafa of lítinn tíma til að leggja mikla hugsun í úthlutun verkefna, íhugaðu þá eftirfarandi: Ertu að gera það sem er auðveldast eða það sem er best?

5. Bættu upp fyrir þá litlu og yfirborðskenndu endurgjöf sem flestir fjarvinnustarfsmenn fá.

Form samskipta við fjarvinnustarfsmenn getur gert að verkum að auðveldara er fyrir stjórnendur að fresta því að veita endurgjöf, sérstaklega þegar deila þarf leiðréttandi endurgjöf – aðgerð sem margir stjórnendur kvíða fyrir og fresta of lengi, jafnvel í tilviki liðsmanna á staðnum.

Auk þess missa fjarvinnustarfsmenn af litlum merkjum um endurgjöf líkt og líkamstjáningu. T.d. kann liðsmaður á staðnum að taka eftir því að þú krossleggur hendurnar eða sýnir aðra lokaða líkamstjáningu sem merki um að þú hafir áhyggjur af hugmyndinni sem viðkomandi er að stinga upp á. Þetta á sér ekki stað í tilviki fjarvinnustarfsmanna (því miður koma lyndistákn í spjallforritum ekki í staðinn!).

M.t.t. þessara innbyggðu hindrana hvað varðar magn og gerð endurgjafar sem fjarvinnustarfsmenn fá þá ættirðu ef eitthvað er að leggja meðvitað meira á þig til að veita þeim nægilega endurgjöf. Gefðu þér 5 til 15 mínútur af hverju 1:1 samtali við fjarvinnustarfsmann í að veita vel ígrundaða endurgjöf. Þú gætir einnig takmarkað þann fjölda skipta sem þú veitir endurgjöf til hvers beins undirmanns til að tryggja að fjarvinnustarfsmenn verði ekki útundan (eða jafnvel íhuga að auka fjöldann fyrir fjarvinnustarfsmenn þannig að þú sért viss um að mæta þörfum þeirra).

6. Óskaðu oft eftir þátttöku fjarvinnustarfsmanna á fjarfundum.

Góðir fundir fela oft í sér mikil skoðanaskipti, hugmyndir sem byggja á hvorri annarri og þá orku sem fylgir fullri þátttöku hópsins. Spyrðu sjálfa(n) þig: Eru fjarvinnustarfsmenn þínir virkir í að leggja sitt af mörkum til sköpunargleði og framgangs teymisins? Eða eru þeir bara andlit á veggnum eða ósýnileg rödd í hátalaranum og eiga í erfiðleikum með að taka þátt í samtalinu?

Til að vera viss um að fjarvinnustarfsmenn fái nægan tíma til að tjá sig gætirðu falið þeim að leiða hluta af fundardagskránni eða notað aðferðir til að aðrir þátttakendur ljúki máli sínu („Frábærar hugmyndir, Karl. Ég vil vera viss um að þeir sem eru í fjarvinnu fái núna tækifæri til að segja sína skoðun á verkefninu.“) og biðja fjarvinnustarfsmenn um að tjá sig („Emil, við höfum ekki heyrt frá þér í dag. Hvað finnst þér um verkefnið?“).

7. Aðstoðaðu fjarvinnustarfsmenn við að horfast í augu við og yfirvinna áskoranir varðandi faglega þróun.

Fjarvinnustarfsmenn þínir eru ekki á staðnum fyrir óundirbúin þjálfunarsamtöl. Þeir geta ekki orðið sér úti um góð ráð með því að hlusta á besta sölumann þinn ljúka samningum á næsta skrifborði. Og þeir geta ekki blaðað í bókinni um starfsþróun sem þú skildir eftir á kaffistofunni.

Þó að flestir séu upp að vissu marki ábyrgir fyrir eigin þróun, þýðir það ekki að þeir ókostir sem fjarvinnustarfsmenn standa frammi fyrir í þessu samhengi séu þeirra vandamál. Nema því aðeins að þú sért eini stjórnandi heimsins sem vill ekki klárara og betra teymi, eru þessir ókostir einnig þitt vandamál. Byrjaðu á að segja fjarvinnustarfsmönnum sannleikann: Að vinna í fjarvinnu getur raunverulega sett þá í erfiða aðstöðu hvað varðar faglega þróun. Þið þurfið bæði að leggja harðar að ykkur til að tryggja að þeir fái næg tækifæri til lærdóms. Hvað þig varðar kynnirðu að gera eftirfarandi:

• Leggðu áherslu á að flétta þróunarmiðaða þjálfun inn í dagleg samskipti og þegar það á við geturðu falið fjarvinnustarfsmönnum verkefni sem gera kröfu um að þeir þrói færni sína frekar (stretch assignments).

• Paraðu saman fjarvinnustarfsmanninn við reyndari starfsfélaga sem hefur áhuga á að deila sinni þekkingu við vinnu að verkefnum eða jafnvel í þjálfunarlotum á netinu.

• Komdu áleiðis upplýsingum um gestafyrirlesara sem heimsækja vinnustaðinn og önnur innri þróunartækifæri sem af einhverri ástæðu eru ekki kynnt fjarvinnustarfsmönnum með árangursríkum hætti.

• Stingdu upp á því að þeir leiti eftir tækifærum til þjálfunar sem krefjast þess ekki að þeir séu á staðnum, t.d. hittingar eða námskeið á vefnum.

• Gerðu fjarvinnustarfsmönnum kleift að vera hluti af tengslaneti og deildu lexíum frá eigin ferli þegar það á við og nýtist þeim mögulega.

8. Talaðu máli fjarvinnustarfsmanna þannig að þeir séu sýnilegri öðrum á vinnustaðnum.

Í könnun komst hópur hagfræðinga frá Stanford að því að fjarvinnustarfsmenn í símaveri voru hvorki meira né minna en 50 prósentum ólíklegri til að hljóta stöðuhækkun en starfsmenn sem unnu á staðnum – þrátt fyrir þá staðreynd að þeir sem unnu í fjarvinnu voru 13 prósentum afkastameiri (og höfðu alveg jafn mikinn áhuga á að hljóta stöðuhækkun og jafningjar þeirra).

Er mögulegt að þú sért að leggja af mörkum til þessarar leiðindatölu með því að veita erfiði og metnaði fjarvinnustarfsmanna ekki athygli? Ef svo er, ertu að gera þeim ógagn. Þú ert einnig að skaða vinnustaðinn (það er synd að sóa hæfileikum fólks) og jafnvel sjálfa(n) þig (að vera þekkt(ur) fyrir að stjórna árangursríkum fjarvinnustarfsmönnum gerir að verkum að vaxandi fjöldi vinnustaða sem gerir vel við slíka starfsmenn mun hafa hug á að ráða þig).

Þegar fjarvinnustarfsmaður nær fádæma árangri, eða gerir eitthvað sem þér finnst mikið til koma, láttu þá yfirmann þinn vita – og eftir því hvert afrekið er e.t.v. alla eininguna eða deildina. Vertu viss um að setja afrek viðkomandi í samhengi til að minna þá sem eiga ekki regluleg samskipti við starfsmanninn á mikilvægi hans fyrir fyrirtækið: „Ég vil vera viss um að Jóna fái þá viðurkenningu sem hún á skilið — þar sem að hún starfar í fjarvinnu er framlag hennar ekki alltaf jafn sýnilegt og annarra. Ég tel að við ættum að íhuga að fela henni stærra hlutverk þegar tækifæri gefst.“

Og ef að stöðuhækkanir fyrir fjarvinnustarfsmenn eru sjaldgæfar eða ekki mögulegar á þínum vinnustað (e.t.v. af ástæðum sem varða skipulag eða aðstæður vinnustaðarins), vertu þá viss um að skýra það strax fyrir fjarvinnustarfsmönnum þegar þú fyrst tekur viðtal við þá og seinna í samtölum um starfsferil og frammistöðu.